Berisi tentang manual penggunaan sistem suatu project

Design System

DESAIN SISTEM

I. PENGERTIAN DESAIN SISTEM

 

Desain system adalah proses pengembangan spesifikasi system baru berdasarkan rekomendasi hasil analisis system.Dalm tahap desain,tim kerja desain harus merancang dalam berebagai kertas kerja mengenai spesifikasi yang dimaksud.Kertas kerja dimaksud memuat berbagai uraian mengenai input,proses,dan output dari system yang diusulkan.

 

II. TAHAPAN DAN PROSES DESAIN

 

Desain system dilaksanakan dalam 2 tahap,yaitu tahap desain pendahuluan atau desain konseptual dan tahap desain fisik atau desain rinci.Tahap desain pendahuluan atau konseptual dilakukan dengan tujuan untuk menentukan berbagai alternatif pemenuhan kebutuhan pengguna system.Sedangkan tahap desain fisik atau rinci dilakukan dengan tujuan untuk menerjemahkan kebutuhan –kebutuhan pengguna sistrm yang tertuang dalam desain konseptual.ke dalam rumusan terinci.

 

  1. A. Desain Pendahuluan atau Desain Konseptual

Dalam desain pendahuluan ini tim kerja menyusun paket dokumentasi yang merumuskan ruang lingkup ,persyaratan system,persyaratan sumberdaya yang diperlukan dalam system yang diusulkan.

  1. 1. Rumusan Ruang Lingkup

 

Pendefinisian ruang lingkup ini pada umumnya dilaksanakan dengan jalan menetapkan kembali lingkup solusi alternative yang dipilih manajemen sesuai denga rekomendasi yang telah dihasilkan dalam tahap analisis system.Dalam tahap desain,tim kerja mendefenisikan ruang lingkup dengan tujuan mendesain system baru.Tim kerja menetapkan batas-batas sistemdengan jalan mempelajari hubungan atau keterkaitan antara system lama dengan system yang baru berikut lingkungan yang mempengaruhinya.Dengan demikian,bilamana dalam beberpa hal sebagian batas dari system lama lebih praktis diterapkan daripada system yang baru,maka akan lebih efektif dan efisien jika batas-batas bersangkutan diterapkan pada system baru.

2. Persyaratan sistem

 

Aspek Sistem Bentuk Tampilan Hal Yang Harus
    Diperhitungkan
Output Laporan atau display Nama dan nomor
  terminal Muatan informasi
    Bentuk Laporan
    Frekuensi Penyajian

 

      Pihak yang menerima
       
  Unsur Data Manual atau dalam Nama dan Nomor
    bentuk record Media penyimpanan
      Muatan Data
      Metode pembuatan
      data
       
  Input Dokumen atau entry Nama dan Nomor
    data secara langsung dokumen
      Pihak yang membuat
      Estimasi volume input
      Metode konversi data
  Proses pengolahan Dalam bentuk Sumber data
    prosedur dan program Output yang
    komputer dihasilkan
      Pengendalian intern
  Kebijakan Ditetapkan oleh Apakah system baru
    manajemen memerlukan kebijakan
      khusus?
     
  1. Persyataran Output

Tim kerja pertama harus menentukan output yang harus dihasilkan system.Dua hal yang harus diperhatikan dalam penentuan output ini adalah muatan informasi dari output,bentuk output.

 

Muatan Informasi.Seperti sudah diketahui,suatu system diusulkan dengan tujuan untuk:

 

  • Memenuhi kebutuhan akan informasi baru yang tidak dapat dipenuhi oleh system yang lama.

 

  • Memecahkan persoalan yang terdapat pada system lama.
  • Untuk menerapkan teknologi baru

 

Bentuk Informasi.Untuk menentukan bentuk informasi,tim kerja desain harus memiliki pengetahuan mengenai bagaimana informasi itu harus disajikan kepada penggunanya.Penyajian ini bias dilakukan dalam bentuk :

 

  • Rutin dalam bentuk laporan rutin yang tercetak .
  • Rutin dalam bentuk display pada layer monitor computer

 

  • Tidak diperelukan rutindalam bentuk tercetak maupun display,tetapi harus tersedia setiap saat.

 

Untuk informasi rutin,tim kerja harus memperoleh penjelasan mengenai frekuensi penyajian laporan tersebut.Sedangkan untuk laporan yang diperlukan sewaktu-waktu(tidak rutin),berarti system tidak perlu membuat laporan itu secara periodic.

  1. Persyaratan Proses Pengolahan Data

 

Dalam desain pendahuluan tim kerja harus memperoleh pemahaman mengenai proses pengolahan data yang diperlukan oleh system yang baru.Proses tersebut bias dilaksanakan dengan menggunakan computer,manual,ataupun dengan kombinasi keduanya.Di lain hal tim desaian juga dapat menggunakan teknik bagan alir dengan tujuan memperolh pemahaman mengenai alur pelaksanaan langkah demi langkah.

 

  1. Persyaratan Unsur Data

 

Dalam tahap analisis sitem ,tim kerja telah mengembangkan model-model data.Mereka mengembangkan model-mode data denga lebih rinci dan mungkin menambah beberapa entitasdata itu dijelaskan.

 

  1. Persyaratan Input

 

Input suatu system merupakan sumber data yang termuat dalam file-file system.Input pada umumnya berbentuk dokumen-dokumen (source document).Dokumen-dokumen ini memuat data mengenai berbagai transaksi yang dilakukan oleh perusahaan,baik dengan pihak eksternal maupun internal.

 

  1. Kebijakan Manajemen

 

Kebijakan ini bertujuan agar proses pengolahan data system dapat dilaksanakan dengan tertibdan efisien.Bahkan bila perlu perusahaaan juga dapat membuat kebijakan khusus,manajemen harus mengetahui dan memahami terlebih dahulu agar dapat memeperhitungkan dampaknya terhadap efektifitas kerja karyawan.

 

  1. Menentukan Sumber Daya Sistem

 

Tim kerja desain harus memperhitungkan jumlah dana yang diperlukan untuk menerapkan dan mengoperasikan system.Perhitungan ini mencakup aspek-aspek:

 

  • Perngkat lunak dan keras yang diperlukan untuk mengoperasikan system yang baru,

 

  • Biaya pengembangan system hingga selesai berikut jadwal penyelesaiannya,

 

  • Estimasi biaya peoperasian setelah system selesai diimplementasikan,
  • Evaluasi berikutnya terhadao biaya dan manfaat system.

 

 

 

Perangkat Lunak

 

Perangkat Lunak adalah seperangkat program yang berfungsi sebagai pengendali kegiatan yang dilaksanakan oleh computer.Jika tim desain sudah

 

 

menentukan karakteristik system ,mereka bias memilih salah satu dari sekian banyak alternative pengadaan perangkat luinak,yaitu:

 

  • Mengembangkan sendiri
  • Membeli dari perusahaan perangkat lunak
  • Membeli dari produsen computer

 

  • Membeli dari kelompok pengguna

 

Selanjutnya masing-masing alternative bias saling diperbandingkan antara satu dengan yang lainnya dimana nantinya dipilih alternative yang paling optimal.

 

Perangkat Keras

Perangkat keras (hardware) dibutuhkan dalam system baru apabila :

 

  1. Sistem baru mengandung teknologi yang baru dan berbeda dengan system lama,

 

  1. Kapasitas system lama sudah tidak mammpu untuk menangani kegiatan yang ada.

 

Perbandingan Beberapa Aspek dalam Pilihan Membuat Sendiri atau Membeli Program

 

Aspek Yang Membuat Sendiri Membeli
dikembangkan    
Penyesuaian yang Tidak perlu penyesuian Mungkin diperlukan
diperlukan   penyesuaian agar
    perangkat lunak bias
    diterima pengguna.
Jangka waktu Bulanan sampai Mingguan sampai
pemasangan Kualitas tahunan bulanan
buku petunjuk Karena adanya kendala Buku petunjuk dapat
(instruction manual) waktu biasanya tidak dibaca dan dipelajari
  sempat membuat sebelum membeli
  dokumentasi atau buku  
  petunjuk.  
Kesediaan pengguna Pengguana akan lebih Pengguna harus
untuk menerima mudah menyesuaikan diri
program menerima,karena dengan persyaratan-
  program dibuat sangat persyaratan yang
  sesuai dengan melekat pada paket
  kebutuhan pengguna perangkat lunak
Biaya pemasangan Tinggi,karena semua Lebih murah,karena
  biaya pengembangan biaya pengembangan
  diserap hanya untuk diserap oleh banyak
  satu system saja system

 

 

 

Alternatif yang dapat dipilih sebagai berikut:

 

  • Membeli
  • Sewa atau leasing
  • Lewat perusahaan jasa pengolahan data

 

  • Pengolahan data dengan remote batch

 

  • Timesharing

 

Sumber Daya Ekonomi

 

Setelah menentukan perangkat keras dan perangkat lunak,yimkerja desain meneruskan dengan mengestimasi biaya system tersebut.Hal yang dianggap penting dalam mengestimasi biaya:

  1. Biaya.Biaya untuk system computer meliputi biaya awal dan biaya operasi tahunan.Biaya awal meliputi biaya perangkat keras,perangkat lunak computer,biaya lokasi computer,serta biaya awal lainnya.Sedangkan biaya operasional tahunan meliputi gaji karyawan departemen system informasi manajemen,pemeliharaan perangkat keras dan lunak,perlengkapan computer dan listrik.
  2. Manfaat.Manfaat dapat diperhitungkan dengan memperhatikan karakteristik system.Manfaat yang mudah diperhitungkan pada umumnya adalah manfaat yang kuantitasnya suadah banyak tersedia dalam system informasi akuntansi perusahaan.Jenis manfaat tersebut diantaranya:

 

  • Penurunan biaya gaji karyawan(karena jumlah karyawan berkurang)

 

  • Penurunan biaya penelolaan persediaan(karema persediaan lebih efisien)

 

  • Menurunnya biaya bunga

 

Sedankan manfaat yang sulit diperhitungkan kuantitasnya adalah manfaat yang dipetik dari adanya layanan yang lebih baik kepada pelanggan serta manfaat yang diperolah karena laporan yang lebih efektif kepada manajemen.